Phamos GmbH mit Sitz in Leonberg übernimmt als Dienstleister die Betreuung und Weiterentwicklung des ERP-Systems beim SSV Reutlingen.
Die Phamos GmbH mit Firmensitz in Leonberg hat in dieser Saison die Servicebetreuung des Enterprice-Ressource-Planing Systems ERPNext übernommen und steigt in der vierthöchsten Sponsorenkategorie »Partner« beim SSV Reutlingen ein. Zuvor wurde das ERP-System vom SSV-Partner tüit GmbH betreut, deren ehemaliger Geschäftsführer Wolfram Schmid sich nun mit Phamos voll auf das Thema ERP konzentriert.
»Noch vor drei Jahren war das Thema Digitalisierung beim SSV Reutlingen eher ein Fremdwort. Rechnungen wurden noch manuell erstellt und in Papierform verschickt. Ein professionelles, digitales Buchhaltungssystem oder eine digitale Personalverwaltung gab es nicht«, so der erste Vorsitzende Joe Yebio. »Ähnlich sah es beim Thema Sponsoring aus. Zu Beginn konnten wir lediglich auf eine ausgedruckte Sponsorenliste mit teilweise unvollständigen Kontaktdaten zurückgreifen. Eine zentrale, digitale Kontaktdatenbank für die Sponsorenakquise und -kommunikation gab es nicht, was uns die Sponsorenpflege zu Beginn spürbar erschwert hat. Daher stand zu Beginn die Digitalisierung des Vereins ganz oben auf unserer Prioritätenliste.«
Arbeitseffizienz als wichtiger Faktor
Sponsoringleiter Andreas Will ergänzt: »Unsere Vereinsmitarbeiter opfern nach Feierabend oder an den Wochenenden einen großen Teil ihrer Freizeit für unseren SSV. Neben alltäglichen Dingen wie Organisation von Training und Spielbetrieb, muss sich unser Team um Buchhaltung, Personal, Ticketing, Merchandising, Kommunikation, Sponsoring und viele weitere Dinge kümmern. Hierbei versuchen wir den hohen Ansprüchen von Mitgliedern, Fans, Partnern, Medien und weiteren Anspruchsgruppen so gut es geht gerecht zu werden. Allerdings können wir es uns im Ehrenamt nicht erlauben, ineffizient zu arbeiten. Daher müssen unsere Prozesse und Kommunikationswege kurz, digital und strukturiert sein«, erklärt der Sportökonom. »Um eine hohe Arbeitseffizienz beim SSV zu gewährleisten, hat uns Wolfram Schmid die Open-Source-Lösung ERPnext angeboten, die wir beim SSV Reutlingen seit knapp drei Jahren einsetzen.«
Pilotprojekt SSV Reutlingen
Sowohl für die Phamos GmbH als auch ERPNext ist die Zusammenarbeit mit dem SSV Reutlingen etwas Besonderes. »Der SSV Reutlingen ist der erste Verein in Deutschland, der die in Indien entwickelte kostenlose Open-Source-Lösung ERPNext einsetzt«, erklärt Geschäftsführer Wolfram Schmid. »Gemeinsam mit dem SSV Reutlingen entwickeln wir das System für Vereine weiter, damit das System zukünftig die Arbeitsprozesse von Sportvereinen gut abbilden kann.«
Andreas Will führt weiter aus: »Eine wesentliche Herausforderung bei einem ehrenamtlich geführten Verein wie dem SSV Reutlingen ist, dass er im Vergleich zu einem klassischen Unternehmen, meist nur eingeschränkte Personal- und Zeitkapazitäten hat und wenig flexibel ist. Aus diesem Grund sind schlanke Arbeitsprozesse erforderlich, um eine hohe Arbeitseffizienz zu gewährleisten. Beim SSV engagieren sich zwischenzeitlich eine Vielzahl an Menschen mit ganz unterschiedlichen beruflichen Hintergründen, sodass die teils komplexen Tätigkeitsbereiche eines Sportvereins von den Verantwortlichen klar strukturiert werden müssen. Die Einführung eines ERP-Systems hat entscheidend dazu beigetragen, unsere Arbeitseffizienz und Produktivität – trotz der dünnen Personaldecke – um ein Vielfaches steigern. Dadurch können wir unsere Partner und Sponsoren nun viel besser betreuen. Das Resultat sind unter anderem signifikant steigende Erlöse im Sponsoring.«
Phamos mit Prädikat Basispartner
Die neu gegründete Phamos GmbH möchten den eingeschlagenen Weg mit dem SSV Reutlingen als Entwicklungspartner weiter gehen und sichert sich als »Basispartner« umfangreiche Werbeleistungen. Das Unternehmen bekommt die Möglichkeit das Sponsorennetzwerk zu nutzen, um mit anderen SSV-Partnern in Kontakt zu treten. Zudem sichert es sich Kommunikationsmöglichkeiten im VIP-Bereich des Kreuzeichestadions, in der Stadionzeitung sowie auf den Online-Kommunikationskanälen des Vereins.
